خدمات فرازتدبیر

یکی از مهم ترین روش های بهبود فرآیند ها در سازمان،مستند سازی است که با مطالعه ادامه ی مقاله با انواع روش ها ی مستند سازی،شیوه ی ساده ی مستند سازی،معبار های مستند سازی آشنا می شوید.

 مدیریت فرایندها در سازمان شامل 4 مرحله:

1. درک فرایندها (understanding)
2. مستندسازی (Documentation)
3. ساده و خلاصه سازی فرایند (Simplifying)
4. بهسازی فرایند(Optimizing)

می‌باشد. یکی از مهم‌ترین روش‌های بهبود فرآیندها در سازمان مستندسازی (Documentation) است.

تعریف مستندسازی فرایند:

ارتباط اسنادی بین اقدام‌های مختلف انجام یک فعالیت یا مجموعه‌ای از فعالیت‌ها؛ یا به تعریفی دیگر ثبت کلیه فعالیت‌ها از مرحله احساس نیاز تا مرحله اجرا به نحوی که کاربران بتوانند به راحتی از آن استفاده کنند.

مراحل مستندسازی:

1. نام‌گذاری فرایند و روش انجام آن: نام‌گذاری و عنوان‌گذاری برای جداکردن فرایندها از نخستین گام‌های مستندسازی به‌شمار می‌رود.
2. هدف‌گذاری: منظور تحقق و برآورده‌شدن نیاز پس از اجرای برنامه است.
3. مرزبندی فرایندها: هرچه فرایندها را به اجزای کوچکتر بتوان تقسیم‌بندی کرد تصمیم‌گیری و مطالعه آسان‌تر خواهد بود.
4. مخاطبان: منظور کسانی هستند که اطلاعات سازمان مورد نیاز آن‌هاست.
5. خدمت‌کنندگان: مستندکنندگان فعالیت‌ها و اقدامات هستند.
6. شناسایی و جمع‌آوری اطلاعات: شناسایی و جمع‌آوری اطلاعات، اسناد،مدارک و مستندات امری مهم در مستندسازی است.
7. مسئولیت و اختیارات هر یک از عوامل اجرا: تعیین حدود مسئولیت هر یک از اعضا
8. شرح مراحل انجام کار: شرح فعالیت‌ها و مراحل انجام آن‌ها
9. مدت زمان انجام کار: تخمین زمان واقعی شروع تا خاتمه فعالیت‌ها

انواع روش‌های مستندسازی:

• دستورالعمل انجام کار
• استفاده از فلوچارت
• فرمها و چک لیستهای مناسب
• استفاده از نرم افزارهای کامپیوتری
• آیین نامه ها
• و ...

شیوه ساده مستندسازی:

1. تهیه نقشه مستندات و چک لیست‌ها
2. جمع‌آوری مستندات
3. پردازش مستندات و قرار دادن در پرونده مشخص
4. شناسایی خلاها و مستندسازی فعالیت‌های شفاهی

معیارهای مستندسازی:

صحیح بودن:عاری بودن از خطا

به‌موقع بودن: محدوده زمانی ثبت داده‌ها

کامل بودن: وجود کلیه داده‌های لازم

مرتبط بودن: مفید و مناسب برای مقصود

تازگی: روزآمد بودن داده‌ها

تعریف شدگی: یکسان بودن همه عناصر اطلاعاتی

پوشش: منعکس کننده کلیه امور مربوطه

اعتبار: مطابقت داده‌ها با دامنه قابل قبول

قالب نمایشی داده‌ها: خوانایی و...

تایید و تصدیق: مهر و امضا و...