خدمات فرازتدبیر

Organizational Diagnosis: Six Places To Look for Trouble with or Without a Theory

بخش پنجم

ارتباطات

سه نوع از ارتباطات کاری بیشترین اهمیت را دارند:

- روابط میان همکاران هم‌رتبه و همچنین مدیریت و زیرمجموعه‌اش
- روابط میان واحدهایی که وظایف مختلفی را انجام می‌دهند
- روابط میان کارکنان و تجهیزاتشان (مانند سیستم‌ها و ابزار)

در سیستم رسمی مشاور باید به بررسی چنین ارتباطاتی و درجه مطلوب از وابستگی‌های متقابل این‌چنینی که در آن سطح، کارها به بهترین نحو انجام می‌شود، بپردازد. پس از بررسی وقوع دو اختلال عملکردی پیش‌بینی می‌شود:

- افرادی که باید با هم کار کنند اما این کار را به‌خوبی انجام نمی‌دهند.
- افرادی که نیازی نیست با هم کار کنند اما تلاش می‌شود تا میان آن‌ها همکاری ایجاد شود.

سطح دوم عارضه‌یابی ارتباطات به میزان تضادهای داخلی مرتبط است. برخی واحدها (به‌عنوان مثال تولید و فروش) می‌توانند به‌راحتی با هم درگیر شوند. برخی از این تعارضات مشروع است زیرا هر واحد مسائل را به‌صورت متفاوتی می‌بیند و این امر برای انجام کارها لازم است. این‌گونه تعارضات به‌صورت بالقوه مفید است و باید مدیریت شود به‌جای اینکه سرکوب شود.کیفیت روابط میان واحدها یا کارکنان، برای کارایی سازمان بیشتر مهم است تا اینکه صرفاً کارکنان کار کنند و نتایج را مستند کنند.

اینکه تعارضات چگونه مدیریت می‌شوند هم در آسیب‌شناسی رفتاری یک دغدغه است. برخی افراد به‌راحتی برای آن چیزی که می‌خواهند؛ می‌جنگند. یک عده هم ممکن است شروع به ایجاد تفرقه، دسیسه و خلاصه همه کار انجام دهند و کل ساختار را برای رسیدن به اهدافشان خراب کنند. در واقع به خودشان کمک می‌کنند و به سازمان آسیب می‌زنند. در ادامه یک سری راه های مدیریت تعارض به‌صورت خلاصه آورده شده است:

- اجبار: به افراد قدرتمندتر اجازه داده شود تا راه خودشان را بروند.
- هموارسازی (ساده‌سازی): تعارضات با تظاهر به اینکه اصلاً وجود ندارند کاهش داده شود. همه واحدها به یک شکل سازمان‌دهی شوند فارغ از اینکه به آن‌ها کمک می‌کند وظایفشان را انجام دهند یا خیر.
- اجتناب یا سرکوب: بالا بردن اختلافات به‌صورت آشکار به‌عنوان عدم وفاداری به سازمان در نظر گرفته شده و با آن برخورد شود.
- چانه‌زنی: در راستای حل تعارضات مذاکره شود، سعی شود اختلافات کم شده و اتفاقی بیفتد که حداکثر منفعت به همه برسد.
- مقابله (مواجهه): تمامی نگرانی‌ها و داده‌ها جهت بررسی و بازرسی در اختیار هر دو طرف تعارض قرار گیرد و تمامی مکانیزم های لازم جهت بهبود تمامی جنبه‌های تعارضات و حل مسئله ایجاد شود.

یک مشاور ابتدا باید وابستگی‌های متقابل در سیستم را عارضه‌یابی کرده و سپس به کیفیت روابط بپردازد و در نهایت حالت‌های مناسب مدیریت تعارضات را پیدا کند.

ادامه دارد....