خدمات فرازتدبیر

Organizational Diagnosis: Six Places To Look for Trouble with or Without a Theory

بخش دوم

بعد رسمی سیستم در مقابل بعد غیررسمی آن

در درون هر جعبه از مدل دو منبع بالقوه وجود دارد که می‌تواند منشأ مشکل باشد یکی سیستم رسمی که عملاً روی کاغذ است (در قالب مدارک، مستندات، آیین‌نامه‌ها و ...) و دیگری بعد غیررسمی سیستم که در واقع آن چیزی است که عملاً کارکنان انجام می‌دهند. لزوماً یکی از این دو سیستم مؤثرتر از دیگری نیست اما هر دو به‌صورت همزمان وجود دارند. در هنگام انجام عارضه‌ یابی، دانستن این حقیقت باعث می ­شود تا حد و مرزهای هریک از این دو سیستم و روابط میان آن‌ها شناسایی شود.

در هنگام عارضه‌یابی بعد رسمی سیستم، عارضه یاب باید بر اساس بررسی آن چیزی که سازمان در بیانیه‌ها، گزارش‌ها، نمودارها و جلسات رسمی پیرامون نحوه سازمان‌ دهی خود آورده است، به برآوردی از وضعیت موجود برسد. این برآورد پس از بررسی موارد فوق و مقایسه آن با سخنان مدیریت، وضعیت محیطی و قضاوت جامعه درباره ارزش‌ها و تعهدات سازمان حاصل می‌شود. لازم به ذکر است که یکی از مهارت‌ های بزرگ یک مشاور استفاده از سخنان مدیریت در راستای ایجاد هماهنگی بیشتر با محیط است.

در اکثر سازمان‌ها بعد دیگری از رفتار وجود دارد و آن بعد در واقع کاری است که عملاً در سازمان انجام می‌شود. از آسیب‌ شناسی این بعد غیررسمی گاهی به‌عنوان آسیب‌ شناسی هنجاری نام برده می‌شود. این جنبه از عارضه‌یابی بر فراوانی کارها و اینکه چه کسانی به چه شکلی این کارها را انجام می‌دهند تمرکز دارد. همچنین این بعد از آسیب‌شناسی تأثیر و درجه اهمیت این کارها بر عملکرد کلی سازمان را نیز بررسی می‌کند. در عین حال آسیب‌شناسی هنجاری به دنبال این است تا مشخص کند که سیستم تا چه حد به شکلی طراحی شده است که افراد شاغل در آن به نیازهایشان برسند. به‌وسیله این نوع از عارضه‌یابی مشاور می‌تواند دریابد که چر فرایند تبدیل ورودی به خروجی به شکلی روان در سیستم در جریان نیست.

چگونگی جمع‌آوری داده

جمع‌آوری داده جهت عارضه‌یابی می‌تواند بسیار ساده باشد مانند برگزاری جلسه طوفان فکری. درعین‌حال ممکن است موضوعی بسیار پیچیده باشد نیاز به خلق پیش‌فرض‌ها، ابزارهای مختلف یا محاسبات کامپیوتری داشته باشد. گذشته از بحث فوق، چهار روش کلی برای جمع‌آوری داده وجود دارد.

• مشاهده: مشاور بررسی کند که کارکنان در هنگام کار، جلسات و پشت تلفن چه می‌کنند.
• مطالعه: بررسی مستندات و سوابق موجود در شرکت.
• مصاحبه: مصاحبه با کارکنان درگیر در پروژه‌های بهبود.
• پرسشنامه و نظرسنجی: استفاده از پرسشنامه‌های استاندارد و یا طراحی یک پرسشنامه. در مواقعی که بنا به هر دلیلی در زمان کوتاه نتوان از سه مورد اول به شکل مناسبی استفاده کرد؛ پرسشنامه گزینه بسیار مناسبی خواهد بود.

از هر چهار روش می‌توان در راستای شناخت تفاوت‌های بعد رسمی و غیررسمی (آنچه کارکنان می‌گویند و آنچه درواقع انجام می‌دهند) و تعیین فاصله وضعیت فعلی سازمان و آنچه باید باشد؛ استفاده کرد.

ادامه دارد