خدمات فرازتدبیر

در این مقاله به بررسی معیار های مستند سازی ،شیوه ی مستند سازی،نظام مستند سازی،دستاوردهای مستند سازی و ....می پردازیم.

مروری بر قسمت قبل...

معیارهای مستندسازی:
صحیح بودن:عاری بودن از خطا
به‌موقع بودن: محدوده زمانی ثبت داده‌ها
کامل بودن: وجود کلیه داده‌های لازم
مرتبط بودن: مفید و مناسب برای مقصود
تازگی: روزآمد بودن داده‌ها
تعریف شدگی: یکسان بودن همه عناصر اطلاعاتی
وثوق: قابل اعتماد بودن
پوشش: منعکس کننده کلیه امور مربوطه
قابل قیاس بودن: قابل قیاس بودن همه عناصر
اعتبار: مطابقت داده‌ها با دامنه قابل قبول
قالب نمایشی داده‌ها: خوانایی و...
تایید و تصدیق: مهر و امضا و...
رویکردهای مستندسازی:
رویکردهای دانشی
رویکردهای اطلاعاتی
رویکردهای نوآوری
رویکرد یادگیری

شیوه ساده مستندسازی:

1. تهیه نقشه مستندات و چک لیست ها
2. جمع آوری مستندات
3. پردازش مستندات و قرار دادن در پرونده ی مشخص
4. شناسایی خلاها و مستند سازی فعالیت های شفاهی

نظام مستندسازی فرایندها:

• درک فرایندها)Understanding(
• مستند سازی )Documentation(
• ساده و خلاصه سازی فرایند )Simplifying(
• بهینه سازی فرایند )Optimizing (

دستاوردهای مستندسازی:

• امکان به اشتراک گذاری منابع
• ایجاد هم افزایی سازمانی به دلیل بهره وری بیشتر
• حذف هزینه های غیر ضروری فرایند 
• ایجاد و گسترش دانش،توان و خلاقیت
• تسهیل گردش اطلاعات و تجربه ها به دلیل مستند شدن
• ایجاد تحول در آموزش به دلیل انتقال تجربه ها

مستندسازی با استفاده از RUP و استاندارد UML:

یکی از مشهورترین و پیشرفته‌ترین متدولوژی‌های توسعه نرم افزار RUP است. این متدولوژی در 4 مرحله اصلی توسعه نرم افزار را به پایان می‌رساند:

UML استاندارد قوی و توانمند است که می‌تواند کلیه بخش‌های توسعه نرم‌افزار را پشتیبانی کند و مدیریت و کنترل مناسبی ایجاد کند. UML برای مشخص کردن، مصور سازی، ساخت و مستندسازی سیستم‌های نرم افزاری و غیرنرم‌افزاری و نیز برای مدل‌سازی سیستم‌های تجاری به‌کار می‌رود.

مستندسازی با استفاده از BPMN:

BPMN یک ابزار شامل مجموعه‌ای از علائم، نشانه‌ها و شیوه‌ها است که برای مدل‌سازی فرآیندها به‌کار می‌رود. مزیت اصلی استفاده از فن‌آوری BPM، وجود زبان استانداردی به‌نام BPMN می‌باشد. BPMN نمداری تحت عنوان BPD طرح‌ریزی کرده‌است که شامل چهار جزء اصلی است:

1. اشیاء جریان فرآیند
2. اشیاء ارتباط دهنده
3. خطوط شناوری یا مسیر جریان
4. مصنوعات

مستندسازی با استفاده از مدل IDFF:
IDFF شامل یک بسته ب رویکردهای زیر است:
IDFF مدل‌سازی بر مبنای عملکرد
IDEF 1 مدل‌سازی سیستم مدیریت اطلاعات
IDEF 1X مدل‌سازی داده‌ها
IDEF 3 مدل‌سازی فرآیند
IDEF 4 طراحی و هدف‌گرایی
IDEF 5 طبقه‌بندی و ارائه همبستگی موضوعات
از روش IDEF 3 برای مدل‌ کردن سیستم بر مبنای فرآیندهای آن استفاده می‌گردد.

مستند سازی با استفاده از روش پروانه‌ای:

این روش برای مستندسازی کارهای پروژه‌ای کاربرد دارند و مایتا کلیه فرآیندها حالتی احتمالی دارند. ازویژگی‌های این نوع روش می‌توان موارد زیر را نام برد.

1. فعالیت ها یکسان نیستند و قبل از اجرا باید طراحی و برنامه ریزی شوند
2. مسئول هر فعالیت باید شناسایی گردد.
3. هر فعالیت باید شناسایی و زمان سنجی گردد.
4. با توجه به کلیه احتمالات موجود باید زمان کل پروژه محاسبه گردد.
5. برای تمامی فعالیت ها،عملیات ها و... باید سیستم کدینگ ایجاد گردد.

گردآوری از کتاب بلوغ فرآیندهای کسب و کار (حسین صفری- محسن مرادی مقدم)